Goede Raad

Ja, en dan... is er – op deze ‘quatorze juillet’ – toch nog het jaarverslag 2008 van Zonnehuizen verschenen. Op de valreep van de zomerperiode. Zij zijn de enige niet, want nu zijn 1036 zorgconcerns met hun jaarpublicatie op internet present. Nog op 8 juli kwam de Bellisgroep tevoorschijn, afgelopen vrijdag geboekstaafd in ‘Multidimensioneel’. Daarmee is al een heel stuk Zonnehuizen zichtbaar geworden (als nieuwe fusiepartner namelijk). Hoe is het daar nu zelf mee, met deze Zonnehuizen?

Raphaëlstichting en Lievegoed Zorggroep heb ik in dit opzicht eerder, op vrijdag 12 juni in ‘Zorgelijk’, kunnen voorstellen. Gedrieën vormen deze ‘concerns’ inmiddels bijna de gehele antroposofische intramurale gezondheidszorg in Nederland. Als zij tot één organisatie zouden kunnen fuseren, was er nagenoeg landelijke dekking. Het is dus van belang dat het hen goed gaat, voor de zorgverlening, maar ook voor de werkverschaffing.

Enfin, Zonnehuizen dus. Wat een complexe organisatie is dat zeg, goed voor 78 pagina’s jaarverslag, nog afgezien van de jaarrekening. Ondoenlijk om daar een samenvatting van te geven. Hooguit kunnen wat highlights een licht werpen op de toestand. Een puur persoonlijke keuze (mede gebaseerd op wat hier al eerder ter sprake is geweest). Daar gaan we dan.

Bijna meteen aan het begin, op bladzijde 6, wordt gewag gemaakt van het nieuwe kennis- en expertisecentrum:

‘Het Kenniscentrum heeft intussen gewerkt aan een strategisch visiedocument en heeft daartoe ca. dertig lopende en deels te starten onderzoeks- en innovatieprojecten geordend naar cluster en naar stadium. In dit kader zijn in het zorgjaar 2008 verschillende boeken en tijdschriftartikelen, abstracts, scripties, theses, lezingen en posters verschenen, die in het visiedocument worden beschreven. Voorts worden vanuit het centrum diverse externe functies en adviseurschappen in verschillende wetenschappelijke organen en redacties bekleed. In het kader van Opleidingen en Wetenschappelijk Onderzoek verrichten een vijftal medewerkers een promotieonderzoek.’

Op bladzijde 8 en 9 komt een heuglijk feit aan bod, dat hier nog niet eens ter sprake is geweest (o, schande):

‘Ook het jubileum van het 60 jarige Bronlaak is gevierd door relaties van Zonnehuizen Kind en Jeugd en Zonnehuizen Volwassenen gezamenlijk. Op donderdag 23 oktober 2008 bestond woon-werkgemeenschap Bronlaak in Oploo 60 jaar. Met dit jubileum werd ook de “geboorte” van de sociaaltherapie in Nederland gevierd. Al meer dan 60 jaar wordt de sociaaltherapeutische visie op zorg voor mensen met een ontwikkelingsstoornis in de praktijk vormgegeven, als eerste vanuit Bronlaak en later ook vanuit vele andere initiatieven. Al die tijd heeft de sociaaltherapie een belangrijke bijdrage geleverd aan de ontwikkeling van zowel de individuele cliënten en medewerkers als aan de gemeenschappen als geheel. Daarbij brengt de sociaaltherapie alternatieven en waardevolle inzichten voort voor nijpende actuele kwesties.’

Op bladzijde 45 wordt hier nog in detail op teruggekomen:

‘Het jubileum 60 Jaar Bronlaak, 60 jaar sociaaltherapie is in september op een feestelijke Michaelsdag gevierd door cliënten en medewerkers van Bronlaak.

Ook de Open dag van Bronlaak, die op tweede Pinksterdag in de even jaren gehouden wordt, stond in 2008 in het kader van het 60 jarig jubileum. Weer vele duizenden mensen beleefden een dagje mee in de dorpsgemeenschap.

Op de werkelijke verjaardag is het jubileum gevierd met externe gasten. Dit geheel in stijl met de sociaaltherapie, namelijk door de gasten aan het werk te zetten. Externe contacten zoals burgemeesters, wethouders, inspecteurs van de Inspectie voor de Gezondheidszorg, zorgverzekeraars, hoogleraren, artsen en psychiaters en collega-zorgaanbieders waren uitgenodigd om met de zorgvragers mee te doen in de kaasmakerij of op de boerderij, in de bossen, bij het pottenbakken, in de keuken, of bij een van de vele andere werkzaamheden. Met enthousiasme is door de genodigden gehoor gegeven aan deze uitnodiging.

Niet het praten over stond voorop, maar het meemaken, het ervaren. En die ervaringen delen, met andere bezoekers, met medewerkers en zorgvragers. Want alleen zo kan de volle rijkdom en ware betekenis van sociaaltherapie “begrepen” worden. (...)

Anno 2009 biedt Zonnehuizen Volwassenen sociaaltherapeutische zorg- en dienstverlening aan ruim 500 cliënten verspreid over 7 kernen in Gelderland, Overijssel, Limburg en Noord-Brabant. In het totaal zijn ongeveer 750 medewerkers werkzaam bij Zonnehuizen Volwassenen.’

Waarmee we meteen aan de eerste kerncijfers van het geheel toekomen (op bladzijde 16):

‘Zonnehuizen biedt zorg- en dienstverlening aan mensen van alle leeftijden op en vanuit verschillende locaties verspreid over Nederland. Per ultimo 2008 heeft Zonnehuizen een klinische/intramurale capaciteit van 513 plaatsen; extramurale zorg aan 1.919 cliënten met een totaal van 1.309 medewerkers (916 Fte). Het exploitatiebudget bedraagt 68,6 mln. euro.’

Dat is natuurlijk geen eenvoudige organisatie; nee, helemaal niet. Lees maar mee op bladzijde 16, waar het begint met de ‘Balanced Scorecard’, maar waar het algauw gaat over het functioneren van en de relatie tuussen de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht:

‘De bespreking van de voortgangsrapportages met betrekking tot de bedrijfsvoering en de kwaliteitszorg vindt in principe structureel plaats door middel van een daartoe ingericht format conform het model Balanced Scorecard. In het verslagjaar liet de rapportage van bedrijfsvoeringgegevens in dit format helaas nog te wensen over, mede als gevolg van de sterk toegenomen complexiteit en de opgave te komen tot integratie van informatiesystemen ten gevolge van de fusie tussen Zonnehuizen Kind en Jeugd en Bronlaak-Heimdal, alsmede het onvoldoende aansluiten van de informatievoorziening van het externe administratiekantoor ter zake van de bedrijfsvoering met betrekking tot het speciaal onderwijs van de Zonnehuisschool.

Hierbij aansluitend is, mede in het kader van het toegenomen marktwerking en een adequate sturing van het productieproces en van een doelmatige bedrijfsvoering met de Raad van Bestuur diverse malen intensief stil gestaan bij de tijdigheid, de juistheid en volledigheid van de managementinformatie.

Door de Raad van Bestuur is aangegeven dat ten behoeve van het ontwikkeling van adequate managementinformatievoorziening in deze post fusiefase in eerste instantie de functie van Informatiemanager werd gecreëerd en ingevuld. Van hieruit wordt de inrichting van de integrale bestuurlijke informatievoorziening op centraal niveau vormgegeven. Het goed inrichten van een tactisch en operationeel ICT-ondersteuningsapparaat, alsmede het inrichten van een productie- planningsfaciliteit en het outilleren van de divisies met enkele business analisten ter ondersteuning van de directievoering op divisieniveau krijgt daarbij tevens hoge prioriteit.

d. Werkwijze Raad van Toezicht
In de post fusiefase die het gehele verslagjaar 2008 kenmerkt is in de Raad van Toezicht diepgaand en meerdere keren aandacht besteed aan het functioneren van de Raad van Toezicht en de wisselwerking met de Raad van Bestuur.

Er werd besloten tot het instellen van portefeuillecommissies, volgens welke de betreffende leden van de Raad van Toezicht niet alleen een toezichthoudende rol en klankbordfunctie ten aanzien van het onderwerp van de portefeuille vervullen, maar met name ook verantwoordelijk zijn voor het proces waarlangs de Raad van Toezicht als geheel betrokken wordt bij de onderwerpen en zijn toezichthoudende rol vervult. De portefeuilles zijn in die zin te verstaan als procesportefeuilles.’

Maar al met al leidt het toch op de bladzijden 28 en 29 tot een ‘Dankwoord’:

‘Met instemming heeft de Raad van Toezicht kennisgenomen van het actief gevoerde beleid en de in gang gezette ontwikkelingen in het verslagjaar, om in te spelen zowel op de vele exogene veranderingen als op de vragen van de cliënten door de uitvoering van integrale zorg- en onderwijsarrangementen. Gegeven het feit dat in 2008 een substantiële uitbreiding van de productie en dienstverlening is gerealiseerd in een sterk aan complexiteit toegenomen organisatie, waar onder meer de verdere invoering van DBC’s en ZZP’s ter hand is genomen, en het gegeven dat in 2008 een aantal fusies tot een goed einde werd gebracht, acht de Raad van Toezicht complimenten aan de Raad van Bestuur, het Managementteam en alle medewerkers op zijn plaats voor de in 2008 geleverde prestaties.’

Ik vergeet tegenwoordig helemaal om al die afkortingen uit te leggen, die de leek niets zullen zeggen: DBC is Diagnose-Behandel-Combinatie, ZZP Zorgzwaartepakketten. Het is jargon; vaktermen uit de zorg. Op de bladzijden 29 en 30 gaat het nog even door met waar er knelpunten zitten:

‘In 2008 heeft de Raad van Bestuur een Zonnehuizen-breed project ingezet om meer doelmatigheid van en in de bedrijfsvoering te bevorderen. We beogen daarbij een betere – horizontale – interne samenwerking tussen ondersteunende diensten en het primaire proces, om sneller en gemakkelijker te kunnen werken en onze creatieve kracht beter te kunnen benutten. Dit zal ons eveneens meer financiële ruimte verschaffen. In dat verband hebben we de bedrijfsvoeringprocessen van facilitaire dienst, inkoop, het declareren van het therapeuticum, stuurinformatie, verzuim en verloop personeel en interne communicatie laten onderzoeken. Er zijn concrete doelmatigheidswinsten geboekt en daarnaast is meer bij de medewerkers meer bewustzijn ontwikkeld voor het belang van een evenwichtige relatie tussen primair proces en ondersteunende diensten.

Met betrekking tot het risicomanagement werd eens te meer duidelijk dat de bedrijfsvoering een bestuurlijke managementinformatievoorziening absoluut nodig heeft.

Daarmee hangt de behoefte samen om een meer horizontaal gerichte aansturing. Leiderschap, persoonlijke visie en regie zijn onmisbaar om de vele (deel)processen te verbinden die zich afspelen waar het primaire proces en ondersteunende diensten elkaar raken. Dit kantelproces vormt een belangrijk uitgangspunt voor een vernieuwend beleid in 2009.’

Nog iets speciaals op bladzijde 48, over ‘De Ontmoeting, Uden’, die al eerder in het nieuws en dientengevolge hier ook al ter sprake is geweest:

‘De Ontmoeting behelst de realisatie van een brede school met geïntegreerde zorginstelling aan het Landschrijversveld te Uden. In De Ontmoeting werkt Zonnehuizen nauw samen met Stichting Pallas en de gemeente Uden. In De Ontmoeting worden onderwijs, zorg en welzijn geïntegreerd ten behoeve van kinderen en (jong-)volwassenen met en zonder ontwikkelingsstoornis.

De voortgang van de realisatie van De Ontmoeting is in eerdere jaren ernstig vertraagd. Vertragende factor in deze is het bezwaar dat tegen de voorgenomen plannen is aangetekend door enkele buurtbewoners. Eind 2007 heeft de rechter uitspraak gedaan en heeft daarmee het beroep van de buurtbewoners ongegrond verklaard. Hiermee waren de drempels tot de bouw weggenomen en is vooruitstrevend gestart met de bouwvoorbereiding. Dit heeft begin 2008 geleid tot een herstart van de bouwactiviteiten.

In opdracht van de samenwerkende partners wordt het hele bouwtraject uitgevoerd door SVU-wonen te Uden. Naar verwachting wordt De Ontmoeting in juni 2009 opgeleverd.’

Hoofdstuk (of beter: paragraaf) ‘4.2.2.6 Kennis en Expertise’ op de bladzijden 51 en 52 komt terug op het onderwerp kennis- en expertisecentrum:

‘Met de benoeming van een Hoofd van de stafafdeling Kennis en Expertise per 1 mei 2008 is een start gemaakt met het kennis en expertisecentrum van Zonnehuizen. Dit centrum zal naast de ontwikkeling van kennismanagement zich toeleggen op effectmeting, consultatie en toegepast wetenschappelijk onderzoek. Het centrum krijgt een belangrijke zorginhoudelijke ontwikkelfunctie en zal Zonnehuizen als landelijk werkend expertisecentrum voor kinderen en jeugdigen en volwassenen met duale ontwikkelingsproblematiek beter op de kaart plaatsen.

Het Hoofd van de stafafdeling Kennis en Expertise heeft in het verslagjaar een visiedocument opgesteld waarin de beleidslijnen en contouren worden aangegeven ten aanzien van het ontwikkelen en delen van kennis en expertise met als doel een verdieping en verbreding van de benodigde (specialistische) kennis te bewerkstelligen. Dit visiedocument zal begin 2009 op niveau van het directieberaad nader worden besproken. In eerste aanleg is de focus gericht op de doelgroep kind en jeugd, waarna verbreding kan plaatsvinden naar volwassenenzorg. Tevens hebben het hoofd Kennis en Expertise en een tweetal promovendi in de zomer van 2008 tijdens een internationaal wetenschappelijk congres een inleiding en presentatie verzorgd betreffende de lopende onderzoeksprojecten binnen Zonnehuizen. Een en ander zal naar verwachting in 2009 leiden tot publicaties in wetenschappelijke tijdschriften.’

Interessant is ook de paragraaf ‘4.2.2.9 Cultuuranalyse’ op de bladzijden 55 en 56:

‘Zonnehuizen kent vanuit verschillende richtingen een rijke historie als antroposofisch geïnspireerd centrum. Ondanks dat de visie en structuren onmisbaar zijn, wordt de organisatie Zonnehuizen nog steeds gemaakt door de mensen. Het relationele en zingevende aspect, de wijze waarop mensen zich verhouden tegenover elkaar, van waaruit zij handelen en waartoe, vormt als het ware het hart van de organisatie. Cultuur is in deze geen statisch begrip maar verandert mee met de tijd en de mensen in de organisatie.

Om van binnenuit een krachtige impuls te kunnen geven aan de cultuurontwikkeling heeft de Raad van Bestuur medio 2008 Blenkers Consult & Training opdracht gegeven tot het uitvoeren van een cultuuranalyse. Door middel van waarderend participatief en explorerend onderzoek zijn de huidige institutionele identiteiten van Zonnehuizen in relatie tot de persoonlijk levensbeschouwelijke identiteiten én beroepsidentiteiten van medewerkers geanalyseerd. November 2008 is het rapport ‘Cultuuranalyse en aanbevelingen’ aangeboden aan Raad van Bestuur.

Een belangrijke aanbeveling in het rapport is om als antwoord op de externe druk waaronder veel veranderingen hebben plaatsgevonden op gebied van kwaliteitsborging, certificering, zorgzwaartefinanciering etc. een impuls te geven aan een beweging in een andere richting, via de weg van het intra-persoonlijke – waar de persoonlijke visie, waarden en overtuigingen van medewerkers er (weer) toe doen – naar de professionalisering.

De Raad van Bestuur en Directie hebben naar aanleiding van de bevindingen de intentie uitgesproken om aan deze beweging bewust en concreet ruimte te geven, in de eerste plaats door deze weg gezamenlijk beoefenend te gaan en hiermee tegelijkertijd een voorbeeld te geven, niet door hiervoor direct nieuwe structuren in het leven te roepen. Vervolgens zullen in een later stadium de ervaringen uitgewerkt worden in-, en vertaald worden naar faciliterende HRM-instrumenten.’

(HRM: Human resource Management.) Dan krijgen we een hele serie cliëntenraadplegingen en dergelijke. Te beginnen op bladzijde 57:

‘Voortgangsrapportage benchmark Cliëntenraadpleging voormalig Bronlaak-Heimdal
In het kader van de Benchmark Gehandicaptenzorg 2006 heeft voormalig Bronlaak-Heimdal meegedaan met de bouwsteen Cliëntenraadpleging. De resultaten laten zien hoe voormalig Bronlaak-Heimdal ten tijde van de dataverzameling staat ten opzichte van het gemiddelde in de verstandelijke gehandicaptensector. Bronlaak-Heimdal scoort gemiddeld ten opzichte van de branche als het gaat om cliënttevredenheid.

De benchmark laat zien dat volwassen cliënten zeer tevreden zijn over de zorg en ondersteuning die zij ontvangen van Bronlaak-Heimdal. Hier scoort Bronlaak-Heimdal bovengemiddeld ten opzichte van de hele branche. Vertegenwoordigers van volwassen cliënten wijken in tevredenheid niet af van het gemiddelde in de hele branche. De resultaten van het onderzoek naar de tevredenheid van vertegenwoordigers van kinderen en jeugdigen laten een ander beeld zien. Voormalig Bronlaak-Heimdal haalt hier een benedengemiddelde score.’

Maar er is ook een ‘Cliëntenraadpleging – Kind en Jeugd’ en ‘Volwassenen’; die staan op bladzijde 59:

‘In 2008 is een begin gemaakt met een systematische raadpleging, waarbij de doelstelling is de gegevens over de jaren heen te monitoren. Onder regie van Hoofd Kwaliteitszorg zal een passend verwerkingprogramma worden gezocht. In 2009 zullen de uitkomsten van de interne cliëntenraadplegingen, gedifferentieerd naar afdeling in de vorm van een gemiddeld rapportcijfers per afdeling op de website van Zonnehuizen worden gepubliceerd.

De gemiddelde rapportcijfers in het verslagjaar van de divisie Extramurale Zorg en Behandeling zijn over het algemeen goed. Kritische kanttekeningen zijn te maken bij de rapportcijfers inzake de informatievoorziening, bereikbaarheid en interne communicatie en de wachttijden. Met betrekking tot deze punten zijn een aantal acties in gang gezet. Ter verbetering van de informatievoorziening wordt een brochure uitgegeven die naar verwachting begin 2009 gereed zal zijn.

De reden voor de relatief lage waardering op de punten bereikbaarheid en interne communicatie wordt in 2009 nader onderzocht zodat ook hier gericht actie kan worden ondernomen.

Voor de divisie Klinische Behandeling en Verblijf scoren 2 divisies in 2008 een gemiddelde rapportcijfer lager dan een 6 (circuit Kind 5,7 en circuit Jeugd 5,3). Met name de jongeren zelf geven een relatief lager cijfer. Een hogere tevredenheid wordt mogelijk geacht door een verbetering van de communicatie met de jeugdige cliënten. Doelstelling voor 2009 is om voor alle circuits een voldoende resultaat te behalen (minimaal 6,5).

Ook op de Zonnehuisschool heeft in het verslagjaar een interne cliëntenraadpleging plaats gevonden, zowel onder de leerlingen als bij ouders. De leerlingen geven aan zich veilig te voelen op school en zijn tevreden over de leerkrachten, de kennis die zij opdoen alsook over de interactie in de groep. Wel geven zij aan het schoolgebouw ongezellig te vinden. Tevens geven de leerlingen aan dat zij vaker betrokken willen worden in- en willen meehelpen bij de organisatie van activiteiten.

Uit de raadpleging bij de ouders valt op dat ouders tevreden zijn over het schoolklimaat, de leraren, en de begeleiding van de leerlingen. Verbeterpunten voortkomend uit de raadpleging bij de ouders zijn de opvang bij ziekte van de leerkracht alsook bekendheid over medezeggenschaporganen en vervolgtrajecten. Op basis van de resultaten van de raadpleging zijn en worden gerichte verbeteracties uitgezet.

Cliëntenraadpleging – Volwassenen
Naast de voorgenomen deelname aan de branche-brede cliëntenraadpleging is Zonnehuizen Volwassenen medio 2008 gestart met een jaarlijks intern onderzoek naar de tevredenheid op cliëntniveau, gekoppeld aan de jaarlijkse zorgplanbesprekingen en gebruik makend van een vragenformulier. De resultaten van dit intern onderzoek laten zien dat de kwaliteit van de zorgverlening door de cliënten gemiddeld als ruim voldoende tot goed wordt beoordeeld. Hierbij dient vermeld te worden dat vanaf juni 2008 32 vraagformulieren zijn ingevuld. Dit is aanzienlijk minder dan het aantal sinds juni gevoerde zorgplanbesprekingen. Doelstelling voor 2009 is een response van 80%, zodat, indien de resultaten daar aanleiding toe geven, op grond van betrouwbare gegevens concrete verbeteracties in gang kunnen worden gezet.’

Bladzijde 63 geeft de ‘Uitkomsten interne en externe audits’:

‘In 2008 zijn zowel bij Zonnehuizen Kind en Jeugd als bij Zonnehuizen Volwassenen interne audits gehouden. Het uitvoeren van de nodige (verbeter)acties om bij interne audits geconstateerde tekortkomingen op te heffen en/of adviezen op te volgen vraagt om aandacht, zowel bij Volwassenen al bij Kind en Jeugd. Als uitgangspunt geldt dat de lijn primair verantwoordelijk is de nodige acties uit te voeren.

Op basis van de ervaringen in het verslagjaar wordt geconstateerd dat bij Zonnehuizen Kind en Jeugd de lijn in onvoldoende mate toegerust is om verantwoordelijk te kunnen zijn voor het op orde brengen en houden van wezenlijke kwaliteitsitems. Onder meer het grote personeelsverloop en de heersende dynamiek zijn hieraan debet.’

De volgende bladzijde meldt:

‘Bij externe follow-up audits zijn bij Zonnehuizen Volwassenen (eind 2008) geen tekortkomingen en bij Kind en Jeugd (begin 2009) 14 tekortkomingen gesignaleerd. De tekortkomingen worden benut om tot verbetering van het Kwaliteitsmanagementsysteem te komen.’

Vindt u dat ik er te veel het negatieve en kritische eruithaal, en te weinig het positieve? Nou nee, dat is niet mijn bedoeling. Ik probeer een reëel beeld van de stand van zaken te krijgen. In een eigen persbericht kan Zonnehuizen altijd nog de eigen public relations verzorgen en op de puur positieve tour gaan. Dat is hun goed recht.

Tot slot een van de belangrijkste pagina’s van het hele document. Die komt helemaal op het eind, op bladzijde 78, en gaat over – hoe kan het ook anders – het ‘Financieel beleid’:

‘Zonnehuizen voert een meerjaren strategisch financieel beleid. Daarbij is de groei van het weerstandsvermogen naar 15% voor de korte en de middellange termijn de meest belangrijke doelstelling.

In het boekjaar 2008 is een positief financieel resultaat geboekt van € 706.000,- tegenover € 559.000 positief over 2007. De segmentering van dit resultaat laat een volgend beeld zien:

– sector GHZ: € 1.311.000 (€ 446.000 in 2007)
– sector GGZ: € 92.000 (€ 156.000 in 2007)
– sector onderwijs: € -/- 697.000 (€ -/- 43.000 in 2007)

Dit positieve resultaat werd incidenteel voor € 2.367.000 beïnvloed door positieve en voor € 1.273.000 door negatieve elementen.

Het weerstandsvermogen per 31 december 2008 is toegenomen tot een bedrag van € 4.165.000. De fusie met Bronlaak-Heimdal heeft een positief effect op het weerstandsvermogen van € 924.000. In verhouding tot de totale opbrengsten is het weerstandsvermogen toegenomen tot 6,1% (5,9% in 2007). In verhouding tot het balanstotaal is het weerstandsvermogen toegenomen tot 7,7% (7,3% in 2007).’

Bijzonderheden zijn uiteraard in de jaarrekening terug te vinden. Maar zo lijkt het me voorlopig wel genoeg. En dit is natuurlijk wel een positief resultaat. Dat is al een hele prestatie!