Bestuursperikelen

Afgelopen zondag stelde ik een ‘een uitgebreider bericht over de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) van de vrijscholen Zutphen en Groningen’ in het vooruitzicht. Ik heb daar voor het laatst op 19 februari in ‘Hommeles’ over geschreven, een hele tijd geleden dus. En ik ben er blijkbaar niet op teruggekomen. Terwijl daar wel aanleiding voor is. Waarover ging het ook alweer? Ik citeer Ouderbulletin Vrijeschool Zutphen VO nr. 7 van 16 maart, met daarin dit bericht ‘Van de rector (Hans Stolk)’:

‘Ons vorige bulletin verscheen kort voor de krokusvakantie. In de vakantie verscheen een kort artikel in de Stentor onder de kop “Bestuurscrisis op vrije school”. Drie weken na een inspirerende Open Dag, midden in de periode waarin nieuwe leerlingen zich voor het volgende schooljaar gaan aanmelden, word je daar als rector op z’n zachtst gezegd niet vrolijk van.

De achtergrond bij het artikel in de krant was de moeizame verhouding tussen de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad (GMR) en het bestuur van de stichting waar onze school deel van uit maakt.

Er zijn verschillen van inzicht over de volgende onderwerpen:

– Aanpassing van de besturingsstructuur

– De bestuursvergoeding over 2009

– De begroting 2011

– De positie van Widar, de onderbouw in Groningen

Om beter te begrijpen wat er precies speelde, heb ik na de vakantie mijn licht opgestoken bij een aantal direct betrokkenen. Er leek weinig begrip voor elkaar te bestaan en de oorzaak leek te liggen op het vlak van wederzijds vertrouwen, waarbij de discussie soms meer over de procedures dan over de inhoud leek te gaan.

Hoewel het feitelijk een zaak is tussen bestuur en GMR op het niveau van de stichting worden we als schoolleiding door ouders en personeelsleden over het bovenstaande aangesproken. Dat is begrijpelijk.

Als schoolleiders van alle scholen van de stichting uit Groningen en Zutphen hebben we daarom hierover vorige week vergaderd en gezamenlijk een brief gestuurd naar bestuur en GMR, waarin wij onze bezorgdheid hebben uitgesproken over de ontstane situatie en waarin wij beide partijen dringend oproepen om nieuwe stappen te zetten die naar een oplossing van de problemen moeten leiden.

Mocht u hierover vragen hebben dan kunt u uiteraard bij de schoolleiding of bij de medezeggenschapsraad van de school terecht.’

Hoe is het daarna verder gegaan? Als eerste ga ik naar de nieuwe website van de Stichting De Vrije School Noord en Oost Nederland, sinds 22 maart online. Daar staat ook dit ‘Over de stichting’:

‘Het bestuur is het bevoegd gezag voor vijf scholen, drie scholen voor primair onderwijs en twee voor voortgezet onderwijs. De dagelijkse leiding van de stichting is door het bestuur gedelegeerd aan de algemeen directeur. Elke school heeft een directeur (PO) of rector (VO) die verantwoordelijk is voor het onderwijs en de bedrijfsvoering van de eigen locatie en verantwoording aflegt aan de algemeen directeur. De delegatie van bevoegdheden door het bestuur aan de schoolleiders en aan de algemeen directeur is geregeld in een directiestatuut en delegatiebesluit.

De onder de stichting ressorterende scholen zijn:

– Vrijeschool De Berkel primair onderwijs in Zutphen

– Vrijeschool De IJssel primair onderwijs in Zutphen

– Vrijeschool De Zwaan primair onderwijs in Zutphen

– Vrijeschool Zutphen Voortgezet onderwijs in Zutphen

– Vrijeschool Parcival College voortgezet onderwijs in Groningen

Bij de scholen staan 2.075 leerlingen ingeschreven. Er werken ruim 275 medewerkers bij de stichting.’

En onder ‘Wie, wat, waar’:

‘Bestuur

Het bestuur van de stichting is het bevoegd gezag van de scholen en bestaat uit:

– de heer L.J. Stronks, voorzitter/penningmeester

– de heer A.F.J. van Ommen, secretaris

– de heer G. Hilbolling, lid

Bovenschools management
De dagelijkse leiding van de stichting is door het bestuur gedelegeerd aan de algemeen directeur, die tevens fungeert als ambtelijk secretaris van het bestuur.

–  de heer M. van den Born, algemeen directeur’

Vervolgens ga ik naar de website van de ‘Gemeenschappelijke MedezeggenschapsRaden (GMR-en) van de Vrije Scholen in Groningen en Zutphen’. Er is sinds februari een heleboel informatie bijgekomen. We vinden nieuws van 31 maart, over een nieuwe adviesaanvrage inzake de bestuursstructuur, en van 17 mei, over ‘Advies bestuursstructuur – gesprek nu noodzaak’. En dan komen er op 9 juni opeens drie berichten, ‘Advies bestuursstructuur – reactie bestuur is positief!’, ‘Jaarverslag 2010 en financiën’ en ‘Samenstellen Raad van Toezicht’. Twee dagen later zijn de dossiers bijgewerkt, op 27 juni worden er nog eens twee berichten geplaatst, respectievelijk ‘Invulling rol nieuwe Bestuurder’ en ‘Leden Raad van Toezicht gezocht’. Wat is er allemaal gebeurd? Dat is het beste te volgen bij de dossiers:

‘Het dossier “Financiën – Begroting en verslag” is klaar. Het bevat een kort overzicht van de begrotingen en jaarverslagen van de afgelopen twee jaar. Daarbij zijn de activiteiten die de GMR heeft ondernomen (adviezen, standpunten, onderzoek) ook genoemd.

Het dossier “Goed Bestuur” over de bestuursstructuur van de stichting is bijgewerkt tot en met 10 juni 2011.’

De inhoud van dat laatste dossier zet alles nog eens duidelijk op een rij:

‘De Stichting VSNON werd van oudsheer bestuurd door een klein bestuur van (min of meer) vrijwilligers, uit de oudergeleding. Het beleidswerk werd in de loop der jaren meer veeleisend en is meer en meer overgenomen door de Algemeen Directeur, en sinds 2010 steeds meer bijgestaan door de schoolleiders. In 2009 is een ontwikkeling richting een ander bestuursmodel ingezet. Het bestuur reageerde hiermee op een ontwikkeling in de samenleving en ook bij de wetgever over besturen van onderwijsorganisaties. Net als in andere sectoren moesten besturen:

– Professioneler worden, dus door mensen die er voor zijn opgeleid. Dat zou de kwaliteit van het schoolbeleid moeten vergroten.

– Slagvaardiger worden, dus door mensen wier werk het is om te besturen. Dat zou de snelheid van besluiten en de slagvaardigheid van scholen moeten vergroten.

– Beter zijn te onderscheiden van het toezicht. In veel schoolorganisaties waren bestuur en toezicht in één hand. Apart houden, met een zekere afstandelijkheid en onafhankelijkheid, leek beter.

– Meer werk maken van je verantwoorden. Laat meer, beter en toetsbaar zien aan de samenleving en de eigen organisatie (leerkrachten, ouders en leerlingen) wat het beleid is en wat met gemeenschapsgeld is gedaan.

Er zat een wet aan te komen die deze zaken wilde regelen. Eind 2009 presenteerde het bestuur zijn eerste concept met uitgewerkte ideeën over een herziening van de bestuursstructuur. Dit was besproken met leidinggevenden van de scholen, die helaas deels al weer waren vertrokken toen het stuk in discussie kwam. Onderstaand volgt chronologisch de gang der dingen op dit dossier.

Eerste toelichting: overvallen

December 2009 werd een vergadering van belangstellenden, grotendeels MR en GMR-leden, belegd. Men was nogal overvallen door de voorstellen; het was zeer kort tevoren uitgereikt. Men vroeg meer tijd en nieuw overleg. Dat kwam er ook. Geen inhoudelijke reactie.

Tweede toelichting: verwarring

Op 25 januari 2010 liet een nieuwe toelichting veel aanwezigen in volstrekte verwarring achter: men had het gevoel dat de toelichting door de Algemeen Directeur over een heel ander stuk ging dan men zelf had gelezen. Dat klopte: het bestuur had het stuk flink aangepast, geïnspireerd door nieuwe discussies en juridische adviezen. De basiskeus was de vraag of bestuur en toezicht in één orgaan zouden samenwerken of dat er een strikte scheiding zou komen tussen (professioneel) bestuur en een toezichthouder. In het eerste stuk koos het bestuur voor de eerste lijn: samenwerken staat in een sterke traditie in de Vrije School. In de tweede versie koos men voor scheiden: anders bljif je elkaar te veel voor de voeten lopen en bereik je de gewenste professionalisering niet. De bijeenkomst eindigde onbevredigend en zonder advies.

Uitstel gevraagd maar geweigerd

De GMR-VO vroeg daarom op 11 februari uitstel om zich goed in het lijvige stuk te kunnen verdiepen. Die werd per brief van 4 maart niet verleend. Daarover ontstond veel boosheid onder leerkrachten. Men was geheel het overzicht over wat de bedoeling van het voorstel was kwijt.

Inrichting GMR-VO

Eigenlijk bestond er nog nauwelijks een GMR-VO. Die is toen zeer snel ingericht. Op 15 maart 2010 hadden we genoeg leden en hebben we onszelf gemeld als formele gesprekspartner. Snel werd de samenwerking met de GMR-PO ingericht en een gezamenlijke werkgroep opgericht. Omdat er nog maar een week of drie resteerden om een advies te maken, is geen verdere poging gedaan om in gesprek te komen met het bestuur. Op 16 maart 2010 hebben we ouders en leerkrachten geïnformeerd over onze inzet voor dit advies. We wilden recht doen aan de intenties van de wet (zie hierboven). In ons advies hebben we gebruik gemaakt van veel hulpbronnen en adviseurs:

– Wetsvoorstel Goed Onderwijs, Goed Bestuur

– Code Goed Bestuur van de PO-raad (besturenorganisatie van Primair Onderwijs) en idem vanuit het Voortgezet Onderwijs

– Wet Medezeggenschap op Scholen (WMS)

– Voorbeelden van de Vereniging Toezichthouders in OnderwijsInstellingen (VTOI)

– Advies van de Algemene Onderwijsbond.

Advies schriftelijk uitgebracht.

Op 19 maart 2010 is het advies uitgebracht. Het bestuur wilde op dat moment niet eerst verder praten, maar vroeg meteen het advies. We waren gedwongen negatief te adviseren: dat is de enige manier om zeker te weten dat je nog een keer met elkaar kunt praten voordat er definitieve besluiten vallen.

In de kern kwam het er op neer dat we het gevoel hadden dat er te veel bij het oude zou blijven:

– overleg met de Raad van Toezicht zou net zo intensief zijn als nu met het bestuur,

– de rollen waren niet vanuit een nieuw perspectief geschreven,

– er werd weinig nagedacht over hoe de organisatie zich zou moeten ontwikkelen,

– er was geen plek voor betrokken ouders,

– de benoeming van leden van de RvT was onduidelijk,

– hoe de Bestuurder benoemd zou worden ook en

– er was in het geheel geen aandacht voor de rol van (G)MR-en.

Al met al een gemiste kans: recht doen aan de wet en de vele voorbeelden die beschikbaar waren volgen leek ons een betere route.

Eerste ontmoeting bestuur-GMR

Op 30 maart 2010 hebben we elkaar voor het eerst ontmoet. Helaas bleef dat bij kennismaken; het bestuur had nog geen gelegenheid gehad over onze brief te spreken. Wel hebben we toen afgesproken om elkaar zo mogelijk geen brieven te schrijven of die in elk geval louter een vastlegging van mondeling uitgesproken en gewisselde gedachten en ideeën te laten zijn. Een reactie werd ons binnen twee weken beloofd. We hadden het gevoel dat men erg moest wennen aan de rol die de GMR opeiste. Bij herhaling werden we beticht de “warmte” uit de besluitvormingsprocessen te halen door een te formele opstelling. We hebben benadrukt dat we graag meedenken in een vroeg stadium en dat dat een goede manier is om een formele omgang te voorkomen. Geen hoopvolle start.

Reactie van bestuur – geen wezenlijke tegemoetkoming

Die reactie kwam op 26 april 2010. In de vorm van een brief. Hij stelde ons teleur. Op enkele kleine punten kwam het bestuur ons wel tegemoet, maar de kern van onze boodschap leek niet over te komen. Een gesprek leek ons het beste.

Een datumvoorstel voor een tweede gesprek

Na vele telefonische en e-mail pogingen om tot een afspraak te komen kwam het bestuur in juni met een datumvoorstel. Dat behelsde ook het voorstel dat het Managementteam (MT) hierbij aanwezig zou zijn. Dat leek ons nergens goed voor. We hadden – zoveel was ons al wel duidelijk – met het MT een goede relatie en inhoudelijk veel overeenkomst. We zouden zaken moeten doen met het bestuur. We hebben dus laten weten dat we uiteraard zouden komen als het bestuur de uitnodiging handhaafde. Het werd opnieuw lang stil.

Eindelijk: een werkgroep

Uiteindelijk werd het 21 september 2010 voor we elkaar ontmoetten. We hadden een inhoudelijk gesprek verwacht. Nu eindelijk praten over wie wat vindt en waarom. We kregen echter het voorstel om een gezamenlijke werkgroep in te richten. We gingen akkoord. Wel werd duidelijk dat het bestuur bewust koos voor een model waarin toezichthouder en bestuurder dicht op elkaars huid zaten: de bestuurder stond er alleen voor met een nogal vers managementteam en op veel terreinen weerstand en onvrede onder het personeel. Men vond de risico’s van mislukken groot. Wij benadrukten de kans voor een nieuwe start.

Het bestuur gaf te kennen nu toch echt vaart te willen maken. Groot was dan ook onze verbazing toen het eerste concept voor een overeengekomen “gezamenlijke verklaring” twee weken op zich liet wachten. Ook de reactie op onze wijzigingsvoorstellen duurde eindeloos lang. Uiteindelijk verscheen de verklaring en konden we aan de slag.

Werkgroepbijeenkomsten: frustratie, vooruitgang, boosheid

De bijeenkomsten van de werkgroep waren geen genoegen. Enkele verliepen met grote ergernissen en grote woorden. Twee andere lieten enige vooruitgang zien. Tussendoor werkten de Algemeen Directeur en de secretaris van de GMR aan nieuwe teksten en lijstjes van bespreekpunten en overeenkomsten. Conform de afspraken werden de achterbannen nauwelijks geïnformeerd. We zouden doorwerken tot er “witte rook” was.

In december konden we constateren dat we over de meeste punten van verschil overeenstemming zouden kunnen bereiken. We kwamen toen te spreken over de overgangssituatie. De GMR-werkgroep stelde zich op het standpunt dat voor het inrichten van de eerste Raad van Toezicht maximaal gebruik gemaakt moest worden van de overeengekomen transparante en openbare procedures. Het bestuur meende dat continuïteit zo belangrijk was dat de bestuursvoorzitter door zou moeten gaan als voorzitter van de RvT en daarbij zijn eigen team zou moeten kunnen kiezen. Geheel anders dan een openbare sollicitatieprocedure dus. We gingen uiteen met de afspraak dat we beiden met de achterban het bereikte resultaat zouden bespreken en over de overgang elkaars overwegingen zouden wegen. Er stond nog een nieuwe afspraak voor 30 januari 2011.

Bestuur breekt samenwerking af

Op 25 januari 2011 ontvingen we een brief van het bestuur waarin de afspraak van 30 januari éénzijdig werd afgeblazen. Men wist genoeg en zou met een nieuw voorstel voor de bestuursstructuur komen. Informeel begrepen we dat men vond dat de GMR niets te zeggen heeft over de benoeming van de RvT. Hoewel dat juridisch correct is, waren niet alleen de overeengekomen procedures anders, maar was vooral het eenzijdig afbreken van de gesprekken een schok voor ons. Het kwam volkomen onverwacht en er was geen enkele mondelinge mededeling aan vooraf gegaan. We hebben snel de achterbannen bijgepraat door een brief te verspreiden onder ouders en leerkrachten en deze website in te richten.

In de weken daarna zijn personeelsleden op de hoogte gebracht in gesprekken en hebben we gepeild wat de meest wenselijke route was. De verontwaardiging was in het algemeen groot. Op sommige scholen zijn brieven geschreven en handtekeningen verzameld. De pers kreeg lucht van de onrust en schreef over “bestuurscrisis”. Het bestuur was onaangenaam getroffen.

Bestuur biedt vredespijp aan

In een GMR-vergadering in februari meldde de Algemeen Directeur dat er een nieuw voorstel voor de bestuursstructuur aankwam in de laatste week van februari en dat het bestuur een voorstel zou doen om onder begeleiding van een externe gespreksleider weer “on speaking terms” te komen. We meldden dat graag te willen. We moesten nog tot 15 maart 2011 wachten voor er een voorstel lag voor een gesprek met een externe gespreksleider. We hebben dat voorstel uiteraard omarmd, maar daarna werd het weer stil. Een afspraak bleef uit. Uit informele bron is bekend geworden dat het bestuur dat gesprek pas wilde voeren nadat ons nieuwe advies over de bestuursstructuur bij hen bekend was. Terwijl de officiële berichtgeving was dat men die twee zaken niet wilde koppelen, wat ons wijs leek. We hebben dat toen opgevat als een tweede oorlogsverklaring.

Nieuw voorstel voor bestuursstructuur

Het nieuwe voorstel kwam uiteindelijk pas op 22 maart. Het beviel ons een stuk beter. We hebben in die lijn gereageerd op 2 mei 2011. We hebben daarbij een juridisch adviseur ingeschakeld. Deze vond enkele zeer onterechte bevoegdheden voor de Raad van Toezicht. De RvT wilde zich actief bemoeien met benoeming en beoordeling en ontslag of schorsing van een schoolleider. Dat zijn echter bestuursbesluiten. Dit kwam voort uit de behoefte de bestuurder (één persoon) niet onevenredig veel macht te geven. In een brief gaf het bestuur uiteindelijk aan met de meeste adviezen te kunnen instemmen.

Het bestuur stapt op

Nog geheel onverwacht heeft het bestuur eind mei 2011 laten weten als geheel te zullen vertrekken zodra de nieuwe Raad van Toezicht is aangesteld. Dat is een proces dat op dat moment al onder tijdsdruk kwam: de invoeringstermijn uit de wet “Goed Bestuur” was 1 augustus 2010. De minister had laten weten dat de inrichting per 1 augustus 2011 toch echt wel rond moest zijn. De AD kreeg een mandaat om die procedure met spoed uit te werken en MT en GMR daarbij te betrekken.’

De nieuwste berichten zijn zoals gezegd van 27 juni. De eerste is ‘Invulling rol nieuwe Bestuurder’:

‘Als de Raad van Toezicht wordt geïnstalleerd, wat in de loop van september te verwachten is, zal het huidige bestuur vertrekken. Er moet daarom ook een nieuwe bestuurder worden benoemd. De stichting kan immers niet zonder bestuur(der).

De mening van de GMR is dat de RvT haar handen geheel vrij moet hebben om zelf haar bestuurder aan te kunnen stellen. Daarom vinden wij het essentieel dat het huidige bestuur een oplossing verzorgt die het mogelijk maakt dat de nieuwe RvT daarin niet voor de voeten wordt gelopen.

De GMR is gevraagd of wij de benoeming van de huidige Algemeen Directeur tot Bestuurder zouden willen steunen. Wij hebben op allerlei manieren eerder al laten weten dat voorstel graag te steunen, maar daarbij voorwaarden te hebben: alleen als het om een tijdelijke benoeming gaat, voorafgegaan door een assessment en daaruit voortkomend een ontwikkelings- en beoordelingstraject.

Alleen zo wordt in onze ogen recht gedaan aan het feit dat de functie van eenmans-bestuurder wezenlijk andere eisen stelt dan die van Algemeen Directeur. We zijn er ook van overtuigd dat de komende RvT haar handen vrij zou moeten hebben om zelf haar bestuurder aan te stellen. Uiteraard is de stichting ook zeer gebaat bij het behoud van de dossierkennis en de contacten die bij de Algemeen Directeur aanwezig zijn. Maar er moet ons inziens ook voor iedereen helder worden gemaakt dat vernieuwing en daadkracht nodig zijn om de stichting de draai te laten maken naar een gezonde toekomst.

Geconfronteerd met de directe vraag of wij ons vertrouwen in de huidige AD konden uitspreken als hij benoemd zou worden als bestuurder, hebben wij op 20 juni in een brief aan het Bestuur laten weten dat vertrouwen niet te willen uitspreken. We vinden de vraag in dit stadium en gezien onze verdere opstelling ongepast en niet aan de orde. Om vertrouwen op te bouwen zou een formele benoemingsprocedure op zijn plaats zijn; onze instemming met een tijdelijke invulling is een eerste stap, maar zeker niet de laatste.

Het Management team (bestaande uit Rectoren VO en Directeuren PO) en de bovenschoolse staf heeft inmiddels ook haar positie in deze kwestie bepaald. Het wachten is op de beslissing van het bestuur in deze.’

Het nieuwste bericht is ‘Leden Raad van Toezicht gezocht’:

‘De sollicitatiecommissie voor de Raad van Toezicht zoekt vijf leden. Twee leden daarvan mogen worden voorgedragen door de beide GMR-en. Ouders zijn bij voorkeur ook vertegenwoordigd in de Raad van Toezicht. Mocht u geschikte personen kennen, wijs hen dan op de advertentietekst en de profielschets. De GMR kan zich goed vinden in deze profielschets. Twee leden nemen vanuit de GMR deel aan de sollicitatiecommissie. Reageren kan tot 11 juli.

Natuurlijk moet er voldoende kennis en affiniteit zijn met zaken als (school-) financiën, het verzorgen van onderwijs, antroposofie, juridische zaken, personeelsbeleid en meer. De voornaamste taak van de Raad van Toezicht is het houden van toezicht op en met adviezen ondersteunen van de Bestuurder.’